Au départ, fiez-vous toujours aux lignes directrices de votre ordre.
Toutefois, ces 5 bonnes pratiques toutes simples forment l’essentiel de la fiabilité des plans électroniques.
1. Signez avec la signature numérique de votre ordre
C’est la seule méthode qui permet de confirmer votre identité et désignation professionnelle. C’est l’outil technologique que votre ordre a choisi pour protéger le public des fraudeurs et assurer l’intégrité de votre travail.
C’est la façon totalement fiable d’authentifier de la documentation électronique professionnelle parce que vous et seulement vous peut utiliser votre signature numérique.
Découvrez ses avantages en vidéo!
2. Convertissez vos documents finaux au format PDF/A
Le PDF, c’est bien. Mais le PDF/A, c’est mieux. Pourquoi? Parce qu’il est conçu pour assurer la conservation à long terme de la documentation. Dans beaucoup d’organisations gouvernementales, c’est un requis. D’ailleurs, le A dans l’acronyme PDF/A signifie Archive.
Il n’est pas nécessaire de convertir tout en PDF/A. Vos documents de révision et de travail peuvent être de simples PDF. Mais en convertissant vos documents finaux au format PDF/A, vous vous assurez que les générations futures pourront consulter vos documents.
3. Choisissez un motif qui apparaîtra dans votre certificat de signature numérique
Au moment de signer numériquement, prenez le temps de préciser le motif de signature. Vous aurez alors l’occasion de le faire apparaître visuellement sur votre aspect de sceau ou de permis.
Dans tous les cas, votre motif sera visible et vérifiable dans le certificat de signature. Ainsi, les inspecteurs et fonctionnaires pourront le valider lors de vos demandes de permis.
4. Assurez-vous que vos aspects de sceaux répondent à vos lignes de pratique
Chaque ordre a ses exigences. Si vous travaillez dans plus d’une juridiction, prenez le temps de lire sur les exigences d’aspects de sceau. La plupart, si ce n’est pas tous, demande que l’aspect comprenne une image de sceau, de signature et une date. Toutes ces exigences peuvent être remplies en utilisant ConsignO Desktop.
N’oubliez pas! Un aspect de sceau n’est qu’une image. Vous devez signer numériquement pour être conforme et protéger l’intégrité de vos documents.
5. Validez votre documentation signée avant de la transmettre
Enfin, est-ce que tous les membres de votre équipe ont signé? Est-ce que quelqu’un a modifié ou annoté un document?
En quelques clics, vous pouvez valider vos documents avant l’envoi. Vous éviterez bien des maux de têtes à vos partenaires d’affaires.
« Dans 10 ans, vous allez sortir un document électronique de vos archives et vous saurez qu’il s’agit de l’original authentique, non altéré et que vous pourrez vous y fier. » Peter Mitchell, Directeur de la pratique professionnelle, standards et développement à l’EGBC
Élevez votre productivité en toute conformité
En suivant ces 5 bonnes pratiques vous aurez l’esprit tranquille au moment de signer vos plans électroniques. La signature numérique professionnelle vous permet de vous concentrer sur votre pratique, pas sur la paperasse.