Chaque organisation a ses propres procédures concernant les signatures et l’apposition de sceaux. Comme les ingénieurs collaborent avec divers autres professionnels réglementés, il est important qu’ils utilisent des outils de signature numérique et un logiciel de signature efficaces et conformes aux normes en vigueur. De nombreux ingénieurs se questionnent aussi sur la conformité en cas de fusion, de modification ou d’annotation de PDF.
Voici certaines des meilleures pratiques à adopter pour une utilisation efficace et conforme de la signature professionnelle numérique CertifiO et du lecteur PDF ConsignO Desktop qui amélioreront vos processus de signature numérique.
1. Toujours accompagner une signature numérique professionnelle d’une signature et d’une image de sceau
Il est essentiel de comprendre les bases : une image de sceau n’étant qu’une image, elle ne protège en rien le document contre la contrefaçon. C’est la signature numérique professionnelle CertifiO qui protège votre document électronique signé et c’est les preuves d’identité incluses dans le certificat de signature numérique qui assurent sa non-répudiation.
L’avantage d’une signature numérique est qu’elle détecte les changements apportés à un document après sa signature. Ceci assure l’intégrité de l’information. Ce document signé ne peut pas être modifié à la dérobée, ce qui pourrait être fait si une image de sceau avait simplement été apposée sur le document; cette pratique est équivalente à poser une note autocollante sur votre document. L’image de sceau est facile à retirer et à copier, et elle ne protège aucunement votre identité ni l’information contenue dans le document.
En bref, l’authentification de documents électroniques au moyen d’images de sceau et de signature seulement vous expose à des risques. On a tendance à l’oublier, mais la fraude est bien présente en Amérique du Nord. De nombreuses sanctions imposées par les ordres professionnels concernent une mauvaise utilisation des sceaux ou une représentation fautive du droit de pratique.
2. Appliquer vos images de signature et de sceau, la date et une raison en même temps que votre signature numérique professionnelle CertifiO
Notre logiciel ConsignO Desktop est conçu pour permettre aux professionnels réglementés de se conformer aux normes d’horodatage. Un utilisateur peut respecter les normes ou directives de son association en apposant l’aspect de son sceau, la date et une raison, tout en signant numériquement un document électronique original.
En appliquant la signature numérique et l’image de sceau en même temps, notre logiciel facilite le processus d’authentification.
3. Appliquer plusieurs signatures numériques professionnelles CertifiO à un même document
Vous pouvez appliquer autant de signatures numériques que vous voulez dans un document, ce qui permet à plusieurs professionnels de signer le même document.
Vous pouvez aussi signer numériquement un document sans que la signature ne soit visible. Une fois apposées, les signatures numériques professionnelles CertifiO peuvent être vérifiées gratuitement avec Adobe AcrobatMD, Bluebeam>MD et notre lecteur PDF ConsignO Desktop. Nous avons même un site Web permettant la vérification gratuite des PDF signés : verifio.com.
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4. Annoter un document signé numériquement
Vous pouvez annoter un document signé numériquement. Toutefois, si vous annotez un document signé, la signature numérique indiquera que le document contient des modifications, ce qui rend la signature numérique plus sûre qu’une simple signature manuelle.
Sachez que même si un document est annoté, vous pouvez toujours rétablir le document original signé, sans annotations.
5. Modifier un document signé numériquement et créer une copie
Le format PDF est de plus en plus flexible, et sa modification facilite les processus de travail.
Vous pouvez modifier le contenu source d’un document signé numériquement, toutefois la signature numérique disparaîtra. Le document ne sera donc plus signé et deviendra une copie.
Il devra être signé de nouveau avec une signature numérique professionnelle CertifiO pour en faire un document original. Avant la modification d’un document signé, le logiciel avisera généralement l’utilisateur que cette manœuvre retirera la signature numérique du document.
6. Convertir des documents au format PDF/A en lot
Vous pouvez signer des documents au format PDF standard, mais il est recommandé de les convertir plutôt au format PDF/A avant la signature dans le cadre d’une stratégie de transformation numérique. Ce format ISO permet l’archivage de documents à long terme.
Pour vous simplifier la tâche, utilisez la fonction de conversion en lot au format PDF/A offerte gratuitement dans ConsignO Desktop avant d’entreprendre le processus de signature. Vous pourrez alors convertir rapidement des dizaines de documents en quelques secondes, ce qui accélérera vos processus et vous évitera de convertir des documents à la chaîne manuellement au moment de la signature.
7. Authentifier vos fichiers AutoCAD en les joignant à un document PDF/A-3
Les fichiers CAD acceptent les signatures numériques, mais ce format n’est pas normalisé pour l’archivage à long terme et ne fait pas l’objet d’une norme ISO.
La meilleure pratique pour créer des archives numériques consiste à joindre les fichiers CAD à un fichier PDF/A-3, format normalisé ISO, et à y apposer une signature numérique. Cette méthode fait en sorte que le signataire du document peut encore être identifié des années plus tard.
Nous vous recommandons aussi d’indiquer ce qui suit sur la page couverture du document PDF/A-3 :
- Les renseignements du projet et les coordonnées des personnes-ressources
- La liste des pièces jointes
- Un paragraphe certifiant l’authenticité des pièces jointes
- Les images de sceau et de signature, conformément aux directives de votre pratique
Vous pouvez aussi utiliser cette méthode pour authentifier des fichiers d’autres formats comme .xls, .doc et .jpg pour l’archivage. Gardez en tête que ces formats pourraient ne plus être lisibles avec le temps, mais au moins une trace de votre authentification restera.
8. Combiner plusieurs fichiers PDF portant des signatures numériques
Bien des professionnels aiment voir l’option de fusionner des documents signés pour en faciliter la circulation. Toutefois, il y a certaines pratiques à respecter lors de la fusion de PDF signés numériquement pour que ces documents conservent leur statut original durant la circulation.
Il existe trois solutions pour créer et authentifier un document contenant plusieurs PDF signés :
- Dans ConsignO Desktop, vous pouvez joindre divers fichiers électroniques à un PDF/A, dont des PDF et des fichiers AutoCADMD, Microsoft WordMD et JPEG.
- Vous pouvez fusionner des PDF pour créer un nouveau document. Comme il s’agit d’un nouveau document, toutes les signatures numériques contenues dans les documents individuels signés disparaîtront. Toutefois, si un aspect de sceau a été appliqué, vous pourrez voir l’image des sceaux et des signatures. Pour transformer ce document en original, signez le nouveau PDF avec une signature invisible.
- Vous pouvez créer un porte-documents. Ce format préserve les originaux et ne retire pas les signatures numériques. Toutefois, comme le porte-documents n’est pas un format ISO, nous recommandons davantage les deux premières options.
Nous comprenons que ce concept n’est pas facile à comprendre de prime abord. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’une démonstration ou de soutien.
Adopter la signature numérique professionnelle au quotidien grâce à la formation gratuite
Ces meilleures pratiques vous guideront dans la signature et l’authentification de dessins et de documents professionnels.
Les processus manuels de signature et d’apposition de sceau prennent un certain temps à développer. Il en va de même pour les pratiques d’authentification numérique : c’est en essayant des choses et en faisant des erreurs qu’on apprend. Tout ça, sans gaspillage de papier!
Pour utiliser les signatures numériques professionnelles CertifiO et les outils de signature ConsignO au maximum de leur potentiel, nous vous invitons à vous inscrire à nos ateliers de formation gratuits. Ces séances sont conçues pour vous aider à améliorer votre pratique et l’efficacité de votre équipe. Nous offrons aussi une foule de ressources informatives gratuites, dont des vidéos de formation et un guide utilisateur pour vous accompagner dans votre parcours.
