Ce n’est un secret pour personne : les firmes d'ingénierie qui veulent devenir plus concurrentielles doivent s'ouvrir au monde numérique et profiter des avantages qu'il peut offrir. Lorsqu'il s'agit de numériser les cycles de travail d'ingénierie, l'authentification des documents professionnels d'ingénierie est un excellent point de départ. En fait, l'adoption des signatures professionnelles numériques est une étape éprouvée pour passer au numérique sans perturbations.
En adoptant les signatures professionnelles numériques, les firmes constatent des améliorations dans divers domaines, allant de la réduction des risques juridiques à la réduction des coûts, en passant par la facilitation du recrutement. Découvrez ci-dessous comment les firmes les mieux préparées pour l'avenir optent pour les signatures professionnelles numériques CertifiO.
Gestion des risques juridiques
Lors de la signature et de l'authentification des documents professionnels d'ingénierie, la conformité est la plus grande préoccupation. Et ce n'est pas simplement pour cocher une case afin de satisfaire un organisme de réglementation; des cycles d'authentification appropriés sont essentiels pour gérer l'exposition d'une firme aux risques juridiques.
Les signatures numériques approuvées par les associations canadiennes d'ingénieurs et dépassant les exigences du US Board fournissent aux firmes un cadre robuste pour assurer la conformité réglementaire, maintenir les normes d'assurance de la qualité et gérer les risques juridiques. Conçues spécialement pour les professionnels réglementés, les signatures numériques intègrent des mécanismes de fiabilité juridique et sont conformes aux normes professionnelles. Des associations professionnelles d'un bout à l'autre du pays recommandent leur utilisation et vont même jusqu'à s'occuper de leur délivrance. Les signatures professionnelles numériques CertifiO, spécifiquement, sont irrépudiables, ce qui signifie qu'elles vérifient l'identité du signataire du document d'une manière juridiquement fiable. De plus, elles ne peuvent être utilisées que par des professionnels en règle. En effet, l'association professionnelle ou l'employeur peut révoquer l'accès à la signature professionnelle numérique d'une personne qui n'a plus le droit pratiquer ou qui ne travaille plus pour l'organisation.
L'uniformité : un outil pour réduire les points de défaillance
En plus de ces fonctionnalités, l'adoption à grande échelle des signatures professionnelles numériques peut aider les firmes à assurer l'uniformité des processus d'authentification des documents professionnels. Au lieu d'avoir des processus en plusieurs étapes de signature et de numérisation, des processus différents pour les documents papier et électroniques, ou une variété de procédures répondant à diverses situations, les firmes peuvent mettre en place un processus simple pour signer numériquement des documents professionnels d'ingénierie, à utiliser par tous, peu importe les circonstances.
L'adoption de cycles de travail uniformes et simplifiés permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'éliminer de nombreux points de défaillance potentiels, réduisant ainsi le risque d'erreurs humaines. Des aspects importants tels que la présence de tous les éléments d'authentification requis (signature, sceau, date, etc.) et la qualité des images de sceau et de signature peuvent être gérés facilement. En outre, la simplification des cycles de travail empêche toute erreur potentielle de passer au travers des mailles du filet, car des vérifications peuvent être effectuées à chacune des étapes du processus.
En respectant les réglementations et exigences de certification spécifiques à l'industrie, les firmes peuvent atténuer les risques juridiques, améliorer l'intégrité des données et instaurer la confiance avec les clients et les parties prenantes.
Des cycles de travail optimisés pour gagner temps et argent
La simplification des cycles de travail grâce aux signatures professionnelles numériques offre aux firmes un autre avantage important : elle permet d'économiser du temps et de l'argent. Alors que les processus traditionnels d'impression-signature-numérisation exigent beaucoup de temps et de ressources, les signatures numériques sont rapides à utiliser et n'entraînent pas de coûts supplémentaires à chaque utilisation.
Il en va de même pour le contrôle de la qualité : des processus plus simples et plus efficaces réduiront le temps et l'argent nécessaires pour rechercher et corriger les erreurs de deux importantes manières. Tout d'abord, s'il n'y a pas d'erreurs, aucun temps n'est perdu à essayer de les détecter, un processus qui nécessite beaucoup de temps et d'argent. Deuxièmement, les cycles de travail simplifiés comportent moins d'étapes à examiner au cours des processus d'assurance et de contrôle de la qualité, ce qui peut aider à accélérer le cycle de travail dans son ensemble.
Partage simplifié et travail décentralisé
Les signatures professionnelles numériques peuvent également aider les firmes à augmenter leur productivité en capitalisant sur les options de travail hybrides et les fonctionnalités de productivité numérique. Par exemple, permettre aux ingénieurs de signer les documents professionnels d'ingénierie sur un chantier ou à domicile tout en travaillant à distance vient réduire le temps de déplacement inutile ou les périodes d'attente autrement nécessaires si la signature devait se faire au bureau. Une firme canadienne qui fait partie d'un réseau international d'ingénierie a même réussi à réduire de 97 % le temps nécessaire à la signature des documents d'ingénierie! CertifiO pour Professionnels permet également aux ingénieurs de signer plusieurs documents en même temps de façon rapide et efficace grâce à sa fonction de signature par lots.
En permettant le partage sécurisé de documents, le suivi en temps réel et les approbations à distance, les firmes d'ingénierie peuvent transcender les barrières géographiques et simplifier les canaux de communication. Qu'il s'agisse de se coordonner avec les clients, de collaborer avec des sous-traitants ou d'effectuer des vérifications internes, les signatures numériques permettent aux firmes de maintenir leur productivité et leur agilité dans un environnement virtuel.
Finalement, les documents signés numériquement sont considérés comme des originaux même lorsqu'ils sont en circulation, ce qui permet aux firmes de passer à un système d'archivage numérique et de réduire considérablement les coûts d'archivage immédiatement et sur le long terme.
Conservation facile et sécurisée des documents
Les signatures professionnelles numériques CertifiO protègent les documents contre les changements introduits après la signature. Cette caractéristique garantit que les documents professionnels d'ingénierie conservent leur intégrité et leur authenticité dans le temps. De plus, elle garantit que l'identité du signataire du document peut être confirmée et reste irrépudiable à long terme. Les documents portant une signature professionnelle numérique CertifiO sont PAdES Ltv (validation à longue échéance) et conformes aux normes ISO. Par ailleurs, ils peuvent être convertis au format PDF/A-3b, ce qui permet de protéger les plans ou autres documents en formats non ISO (tels que .docx, .dwg, .jpg, etc.) et de les rendre conformes aux normes d'archivage les plus élevées.
Rehausser son avantage concurrentiel et la satisfaction de ses clients
Les avantages internes, tels que les économies de temps et d'argent et une meilleure gestion des risques juridiques, ne sont pas les seuls avantages que les firmes peuvent tirer en adoptant les signatures professionnelles numériques. En fait, de nombreux clients potentiels veulent – ou même s'attendent à avoir – des processus entièrement numériques. Qu'il s'agisse d'un argument de vente sur un appel d'offres ou d'une exigence pour un nouveau projet, être en mesure d'informer les clients potentiels que votre firme a pris un grand virage numérique pourrait s'avérer un atout important.
Le délai d'exécution rapide, la facilité d'utilisation et la fiabilité juridique associés à l'utilisation des signatures professionnelles numériques sont tous des services à valeur ajoutée que de nombreux clients apprécient grandement. Elles peuvent également permettre aux firmes de soumissionner pour des projets dont les exigences auraient autrement été hors d'atteinte (calendrier, opérations numériques uniquement, exigences juridiques, etc.). Et c'est sans oublier le fait que la réduction des coûts d'exploitation peut permettre aux firmes d'offrir une tarification plus concurrentielle!
Règle générale, l'adoption de signatures professionnelles numériques approuvées par les associations améliore la satisfaction des clients et renforce l'avantage concurrentiel de diverses manières. En offrant des processus sécurisés et efficaces pour la gestion des documents, les firmes d'ingénierie peuvent rehausser leurs services, améliorer les délais de livraison des projets et se différencier de leurs concurrents. De plus, en respectant les normes de l'industrie et les exigences de certification, les firmes peuvent se positionner en tant que partenaire de confiance, ce qui augmente leur attrait aux yeux des clients potentiels et valorise leur réputation sur le marché.
Des opérations tournées vers l'avenir qui encouragent l'innovation
La numérisation des cycles de travail avec l'adoption des signatures professionnelles numériques représente un investissement dans l'avenir des firmes d'ingénierie, en favorisant l'innovation et en rendant les opérations plus adaptées à l'avenir. En gardant une longueur d'avance sur les tendances réglementaires, les avancées technologiques et les normes de l'industrie, les firmes peuvent s'adapter à l'évolution de la dynamique du marché et saisir de nouvelles opportunités de croissance dans de nombreux aspects de leurs activités.
De nombreuses firmes utilisent des logiciels propriétaires ou même personnalisés pour faciliter leurs opérations, ce qui peut poser problème lors de l'évaluation de nouveaux outils et cycles de travail. Cependant, lorsqu'il s'agit de signatures professionnelles numériques, le processus n'a pas besoin d'être compliqué. CertifiO pour Professionnels, et sa plateforme de signature électronique ConsignO Cloud, sont livrés avec de nombreuses API pour s'intégrer à l'infrastructure et aux cycles de travail existants de votre firme et croître avec elle pour les années à venir.
Réduire les émissions de carbone et faciliter le recrutement
Par ailleurs, le passage au numérique peut constituer une étape importante dans l'engagement d'une firme à réduire ses déchets et à rendre ses opérations respectueuses de l'environnement. Les processus de signature numérique réduisent le gaspillage de papier et les émissions liées aux voyages et permettent l'archivage numérique, qui est plus économe en espace et en énergie que l'archivage papier traditionnel.
Sur le long terme, fournir aux employés des conditions de travail plus flexibles peut être un moteur important de croissance et d'efficacité. L'adoption à grande échelle des signatures professionnelles numériques est un excellent moyen de faciliter à la fois le travail à distance et les modèles de travail hybrides.
Enfin, aucune discussion sur la pérennisation des opérations ne serait complète sans mentionner le recrutement. Tout le monde le sait, les jeunes générations sont plus technophiles et ont des attentes plus élevées quant à l'utilisation des technologies au quotidien, notamment au travail. En fait, 91 % des membres de la génération Z affirment que les technologies employées sur le lieu de travail sont susceptibles d'influencer l'entreprise auprès de laquelle ils vont postuler. Or, en instaurant davantage de cycles de travail numériques, comme les signatures professionnelles numériques, vos firmes pourront attirer les meilleurs candidats et constituer les équipes qui vous mèneront à la réussite.
Perspectives d'avenir
Les firmes d'ingénierie qui cherchent à accroître leur avantage concurrentiel et à s'assurer d’un avenir plus productif et plus prospère doivent tout simplement adopter des solutions numériques. En mettant l'accent sur la conformité, l'efficacité, l'innovation et la satisfaction des clients, ces signatures améliorent les cycles de travail et consolident l'avantage concurrentiel. Intégrer les signatures numériques permettra donc de stimuler l'innovation, de favoriser la durabilité et de répondre aux nouvelles exigences de la main-d'œuvre pour les années à venir.