Innergex et Notarius
Innergex énergie renouvelable se spécialise dans le développement et l’exploitation de centrales hydroélectriques, de parcs éoliens et solaires et d’installations de stockage d’énergie à travers l’Amérique et l’Europe.
En partenariat avec la communauté inuite d’Inukjuak, elle construit également une petite centrale hydroélectrique au fil de l’eau pour que l’électricité renouvelable remplace l’utilisation de diesel, tout en devenant un levier de développement économique communautaire.
« Nous avons des bureaux et des installations de production d’énergie renouvelable dans 4 pays différents; le Canada, les États-Unis, la France et le Chili. Alors évidemment, pour obtenir des signatures de nos dirigeants ou des parties externes, c’est beaucoup plus facile avec des signatures électroniques de confiance. »
Pour Caroline Truchet, archiviste, chez Innergex, la simplification numérique des processus administratifs, dont la collecte de signatures, est indispensable pour se démarquer internationa lement et aider les gouvernements à atteindre leurs cibles de réduction de gaz à effet de serre. Elle explique pourquoi.
Innergex : au cœur d’un marché qui explose
La tendance croissante est lourde dans le secteur d’Innergex. Le marché international de l’énergie renou velable devrait atteindre 1,977.6 milliards de dollars d’ici 2030 et l’entreprise canadienne est bien positionnée pour profiter de cette vague.
« Chez Innergex, les gens veulent faire une différence pour l’environnement et le développement durable de l’énergie renouvelable. »
Afin de dynamiser l’organisation à l’échelle internationale, Caroline a toutefois identifié des défis importants. Des enjeux qui, à long terme, auraient pu nuire à la compéti tivité de l’organisation et sa conformité légale.
L’administration, l’archivage de documents et la collecte de signature étaient devenus lourds. Caroline note que le papier complexifiait les projets internationaux et interdépartementaux, entraînant des retards difficiles à justifier dans un monde hybride et sans frontières économiques.
Elle cite aussi la difficulté d’avoir une vue d’ensemble sur tous les dossiers en cours, la multiplication des intermédiaires, le caractère polluant des processus papier, mais surtout le risque légal associé aux signa tures non conformes.
« Les gens essayaient de trouver des méthodes de contournement qui n’étaient pas tout à fait aux normes et conformes. (…) On pouvait avoir autant des signatures papier qui étaient numérisées ensuite et avoir, sur le même document, une image de signature ajoutée au PDF. Ce n’était pas les meilleures pratiques en termes de valeur juridique ou de notion de preuve. »
De plus comme l’entreprise travaille principalement sur des terrains privés, conclure des contrats avec une multitude d’individus est crucial pour aller de l’avant. Et si on doit réviser ces contrats, gérer ces documents légaux en format papier peut vite tourner au cauchemar.
« Optimiser les signatures dans des contextes internationaux facilite grandement les projets d’Innergex et le développement de projets d’énergie renouvelable. »
Pour y arriver, Caroline s’est mise à chercher des solu tions de rechange, notamment des outils numériques de gestion documentaire, de gestion de contrats, mais surtout un outil qui allait optimiser toute la gestion des projets de signature. Elle s’est vite rendu compte que toutes les signatures électroniques sur le marché ne s’équivalaient pas.
Faire signer un spécialiste tout comme un propriétaire terrien
« Durant l’évaluation, on a testé la force de différents outils populaires… »
Étant une firme avec plusieurs corps de métier encadrés et des requis légaux élevés à cause des partenariats gouvernementaux, l’outil de signature électronique ne devait pas tourner les coins ronds sur la protection et la certitude des preuves d’identité.
« On a comparé ConsignO Cloud à d’autres plateformes de signature. (…) On a testé sa force de toutes les façons possibles. Plusieurs autres solutions n’ont pas réussi le test de sécurité et de fiabilité. »
C’est donc à l’aide d’un projetpilote que Caroline a intégré l’outil de signature électronique et elle s’est vite rendu compte que le déploiement allait être rapide.
« Oui, l’outil répond à nos critères de sécurité et à nos formats d’archivage. Mais ça répond aussi à nos attentes d’intuitivité. Tout le monde est capable de l’utiliser. »
Appuyée par les experts de ConsignO Cloud, Caroline a graduellement soutenu 20 employés, puis 76 et maintenant encore plus avec « l’intégration SSO qui va ajouter 500 utilisateurs signataires à la plateforme. Ça va nous permettre d’éliminer les méthodes de contournement et la non-conformité. »
Pour elle, la facilité d’utilisation rend les choses extrême ment simples, autant pour l’organisation puisque tout le monde à l’interne peut l’utiliser, mais aussi pour les pro priétaires terriens souvent éloignés et difficiles à joindre.
« C’est arrivé avec un propriétaire qui était en vacances à l’étranger. On a mis le contrat dans ConsignO Cloud et on a pu obtenir les documents en quelques minutes. (…) Nos partenaires qui ne sont pas familiers avec la techno sont capables de signer sans qu’on ait à leur expliquer quoi que ce soit. »
Depuis l’adoption de ConsignO Cloud, Caroline mentionne qu’elle a assurément vu une réduction « des risques de mauvaise de gestion de contrats » et une simplification de « l’encadrement de la conformité ». Les gestionnaires voient où en sont rendus les projets. Ils voient les contrats qui sont signés ou en attente. Il n’y a rien qui tombe entre deux chaises. »
Elle mentionne que maintenant, ce n’est plus une question de répondre à des requis, c’est d’imaginer des façons de faire plus productives et innovantes – des façons de faire qui auront un impact sur la qualité des projets d’Innergex et son développement commercial.
Signatures électroniques de confiance : Se concentrer sur les affaires et l’innovation
Avec ConsignO Cloud et son option de marque person nalisée, Caroline illustre que lorsqu’un fournisseur doit signer un contrat, il voit le logo de l’entreprise dans l’interface et dans les images de signature, ce qui renforce la notion de confiance. L’intermédiaire sait que ça vient d’Innergex et non pas d’un autre outil.
C’est la même chose du côté des embauches. Un candi dat ou une candidate voit rapidement que l’entreprise utilise des processus à la fine pointe de la technologie.
« Notre service des RH utilise ConsignO Cloud pour tous les contrats de recrutement et pour tous les documents de préembauche. Comme les entrevues sont maintenant davantage virtuelles, on unifie notre cycle numérique. »
Mais encore, Caroline souligne que de dégager les spécialistes et gestionnaires de tâches de suivis
à l’aide de notifications automatisées et de date de rappel « leur permet de se concentrer sur des tâches plus significatives comme de demeurer sur le terrain. »
Alors qu’avant l’entreprise voyait des processus ralentis par une gestion papier complexe « maintenant, on met des approbateurs, des signataires, des personnes à notifier directement dans le projet. Tout le monde est au courant facilement et tout le monde peut jouer son rôle. »
Et quand on parle de rôles, on parle aussi des profes sionnels règlementés comme des ingénieurs qui pour ront se soumettre aux requis de leur ordre en utilisant leurs signatures numériques professionnelles dans ConsignO Cloud.
Au final, l’optimisation des processus rend l’entreprise beaucoup plus versatile et réactive quand elle doit mener à bien des projets autant en Europe, en Amérique du Sud, dans le désert américain ou le nord du Canada.
« L’optimisation des processus permet à nos équipes de se concentrer sur des solutions d’énergie renouvelable parce qu’ils n’ont plus d’enjeux de suivis administratifs. Une fois que c’est dans ConsignO Cloud, le processus suit son cours et ils savent quand c’est réalisé sans avoir à intervenir. »
Caroline ne s’en cache pas. Le petit projet qui concernait une vingtaine de personnes a maintenant un gros impact sur l’entreprise et son développement mondial. La firme peut mieux saisir l’occasion de la croissance du marché des énergies renouvelables, le tout en sachant que l’outil saura évoluer avec l’organisation et ses choix d’intégrations technologiques.
« On a commencé à quelques dizaines de documents et maintenant, on en produit des milliers. Je vois le potentiel de cet outil dans la croissance d’Innergex. »