Lorsqu’elles acceptent des plans d’ingénierie, les municipalités sont tenues de vérifier l’intégrité et l’authenticité des documents professionnels, puis de délivrer les permis requis rapidement. On conseille souvent aux municipalités d’effectuer un virage numérique pour s’acquitter de ces deux responsabilités plus efficacement, mais ce n’est pas chose facile. Il faut plus qu’un objectif vague et ambitieux pour assurer un changement durable.
Vous ne savez pas par où commencer? Voici quatre conseils concrets qui aideront votre municipalité à établir des processus simplifiés, dans le but d’accélérer l’émission de permis et de prévenir la fraude.
1. Faites-en une exigence : venez finalement à bout des montagnes de paperasse
Vous l’avez entendu mille et une fois : la transition numérique permet de gagner du temps. Toutefois, certains processus administratifs sont souvent oubliés dans cette démarche. Alors qu’elles numérisent leurs activités, de nombreuses organisations ne pensent pas au traitement des documents qu’elles reçoivent de professionnels réglementés ou de firmes externes.
En encourageant fortement l’utilisation de documents électroniques, comme des rapports ou des dessins authentifiés au moyen de signatures numériques professionnelles, les municipalités peuvent accélérer l’ensemble des processus. Tout le monde en bénéficie alors, autant les professionnels et les firmes que le personnel municipal.
Bien des membres de professions réglementées qui adhèrent à une association professionnelle ont accès à la signature numérique professionnelle, qui permet la création de documents électroniques authentiques et non répudiables. Avec de tels documents en main, le personnel des municipalités doit consacrer beaucoup moins de temps et d’efforts aux cycles d’approbation du travail.
2. Comblez les écarts interservices : accélérez radicalement les processus
Tout le monde sait que les processus d’approbation peuvent prendre du temps, surtout lorsqu’il y a plusieurs parties prenantes. Les délais s’allongent quand un document doit être partagé entre divers services et transmis de façon sécuritaire à des acteurs externes. Les employés municipaux, les professionnels et les firmes, qui s’attendent à des réponses rapides et à des transactions entièrement numériques, s’exposent ainsi souvent à des retards.
Aux étapes d’approbation d’un permis de construction, de soumission de documents d’ingénierie pour l’approbation et l’archivage ou de demande de hausse budgétaire pour un projet financé par la municipalité, les retards et obstacles administratifs causés par l’absence de processus normalisés peuvent nuire aux firmes et aux professionnels qui pratiquent dans votre municipalité. Des interactions jusqu’alors positives peuvent être aigries par ces complications.
L’acceptation de documents professionnels conformes et signés numériquement peut jouer un rôle important pour accélérer les approbations et assurer des relations harmonieuses entre ces acteurs et la municipalité. De cette façon, les documents originaux peuvent circuler entre les services et parties prenantes en toute sécurité, sans impression ni numérisation nécessaires.
Les signatures numériques permettent aussi aux municipalités de gagner beaucoup de temps et d’avoir l’esprit tranquille. Grâce aux signatures numériques pour les particuliers comme CertifiO Cloud, les agents d’administration, membres du personnel et greffiers peuvent éliminer complètement la routine « imprimer, signer et numériser » de leur travail et optimiser leurs activités.
3. Faites échec à la fraude : ayez une confiance absolue envers les documents que vous approuvez
Les documents professionnels comme les plans d’ingénierie et d’architecture ont longtemps été approuvés par des sceaux et des signatures physiques, mais ces méthodes ne sont pas sans risque. En effet, de nombreux cas de fraude professionnelle ont causé de vrais problèmes aux municipalités qui ont accepté des documents forgés. Les citoyens en paient souvent le prix.
Lorsqu’elles reçoivent des documents professionnels, les municipalités ont la responsabilité de vérifier leur authenticité et leur conformité, pour assurer la protection des citoyens. Elles doivent donc absolument mettre sur pied des systèmes antifraudes solides.
Les signatures numériques juridiquement fiables éliminent pratiquement toute fraude professionnelle, tout en évitant aux municipalités d’avoir à vérifier manuellement l’inscription de chaque signataire au tableau de son ordre professionnel. En demandant à vos fournisseurs de signer leurs dessins avec une signature numérique professionnelle comme CertifiO, vous pouvez vérifier immédiatement si le professionnel qui a appliqué son sceau au document est le même qui l’a signé. Cette validation s’effectue directement dans n’importe quel lecteur PDF gratuit, comme Adobe Acrobat ou ConsignO Desktop.
Le concept d’identité irrécusable est au cœur de ce processus. Le meilleur moyen pour les municipalités de se protéger de la fraude est d’accepter uniquement les documents signés au moyen de signatures numériques fiables juridiquement.
4. Tournez-vous vers l’avenir : assurez l’intégrité et la fiabilité juridique de vos documents archivés
Les municipalités ont la responsabilité complexe de conserver et d’archiver les documents relatifs à leurs activités, autant les budgets municipaux que les détails des travaux publics et les permis de construction. Si vous décidez d’effectuer un virage numérique, il est important d’adopter des outils capables de cerner la source de tout problème pouvant survenir dans les années à venir. L’intégrité des documents et, au besoin, leur caractère non répudiable dans le temps ne doivent faire aucun doute. Toutes les signatures électroniques ne répondront pas à vos besoins.
Par contre, les signatures numériques professionnelles comme CertifiO pour Professionnels ont été conçues précisément pour assurer la conformité des documents signés aux exigences juridiques et conserver l’information requise au fil du temps. Elles assurent ainsi l’intégrité des documents, prouvant qu’ils n’ont pas été manipulés ou modifiés d’une quelconque façon.
Lorsqu’elles exigent que les originaux électroniques soumis soient signés au moyen d’une signature numérique professionnelle, les municipalités balaient tout doute quant à l’identité et au statut des signataires. Elles peuvent alors examiner les documents, en sachant d’emblée qu’ils répondent aux normes d’authentification des organismes de réglementation des industries concernées.
- Apprenez-en plus sur les signatures numériques et les avantages qu’aura votre municipalité à les utiliser et les accepter.