Grâce aux solutions de Notarius, la ville de Bromont a :
- Traité 9600 factures électroniquement en 2021
- Réduit les délais d’approbation de facture pour émission de chèque de 90%
- Facilité les signatures dans ses 12 départements et avec ses partenaires externes
- Dématérialisé son Conseil Municipal et son département d’urbanisme
- Créé une méthode de numérisation de substitution simple et rapide
Avec des investissements publics et privés d’environ 250 millions attendus dans son Parc Scientifique1, Bromont est en voie de devenir un pôle de l’industrie de l’innovation. La municipalité de 11 279 habitants reconnue pour ses activités de plein air et d’agrotourisme est en pleine ébullition.
Ève-Marie Préfontaine, Greffière de la ville et son collègue Maxime Dupuis, préposé au service du greffe, avouent que la charge de travail a explosé.
« On passe vraiment d’un statut de village à celui d’une ville surtout en termes de développement immobilier. Ça apporte des défis de croissance importants comme un besoin de main-d’œuvre accru et une réforme de notre gestion du travail. » - Ève-Marie Préfontaine, Greffière
Il n’y a pas à dire, en pleine pénurie de main-d’œuvre, fournir des services aux citoyens tout en contribuant à l’essor économique de la ville représente tout un défi. Mais motivés par cette effervescence, Ève-Marie et Maxime ont fait preuve d’une créativité hors-norme et ont grandement amélioré l’administration de Bromont.
Ils ont généreusement accepté de nous partager leur expérience.
Accélération du travail : être Greffier à l’ère du numérique
« La pandémie a propulsé le travail sans papier. Ça a augmenté notre efficacité et aussi le rythme du travail. (…) Mais comme tout est électronique, maintenant les gens s'attendent à des réponses plus rapides. » - Ève-Marie Préfontaine
La Greffière de Bromont vise juste. On estime que 75%2 des Canadiens ont adopté le commerce en ligne. Et cette habitude change leurs attentes auprès de leurs services municipaux. Pour les municipalités et greffiers qui ont des requis légaux élevés, accélérer leur travail avec des outils technologiques n’est pas une mince affaire.
Comme ils sont au cœur des processus de tous les départements, Ève-Marie et son collègue Maxime ont vite compris que s’ils voulaient implanter le travail sans papier, ils devaient bien évaluer les solutions proposées et introduire de nouveaux concepts auprès de leurs collègues.
« Il y a beaucoup de personnes qui peuvent être réfractaires au changement. Mais quand tout le monde embarque et que ça se passe bien, ça donne un intérêt particulier à notre profession. » - Maxime Dupuis, préposé au service du greffe
Après quelques mois, la ville a adopté « plusieurs d'outils technologiques qui facilitent la reddition de de comptes aux citoyens » et qui ont contribué à dématérialiser le Conseil de Ville, le département d’urbanisme, le système d’archivage, les loisirs, les ressources humaines, la trésorerie, les services techniques, etc. Très vite, les résultats se sont fait sentir.
« La communication aux citoyens est améliorée tout comme la rapidité d’exécution des services. » – Ève-Marie Préfontaine
Et parmi ces outils, il y en a qui font une différence importante dans tous les départements de la ville autant à l’interne qu’à l’externe...
ConsignO CloudMD : au nom de la fiabilité juridique
C’est en voyant les ingénieurs de la ville utiliser des signatures numériques professionnelles et les notaires qui travaillaient déjà avec ConsignO Cloud, qu’Ève-Marie et Maxime se sont tournés vers les solutions de Notarius.
« Quand on a cherché un outil pour répondre à nos besoins de signature électronique, on s’est tourné vers un produit qui était existant et éprouvé parce que la fiabilité juridique est super importante de notre côté. » - Ève-Marie
Ils ont donc adopté la plateforme de signature électronique ConsignO Cloud pour gérer l’ensemble de leurs cycles de signatures. Puis, ils ont aussi choisi les signatures numériques CertifiO Cloud pour accorder à la Greffière et au Maire des identités numériques certifiées.
« Notre maire adore se servir de ConsignO Cloud pour son efficacité et les autres départements de la ville apprécient beaucoup son utilisation. » - Ève-Marie Préfontaine
Au final, tous les élus, employés, partenaires externes et citoyens de la ville peuvent signer des documents PDF qui seront juridiquement fiables et également conformes aux normes d’archivage à long terme de la documentation électronique.
« Souvent, des gens veulent la signature électronique parce que c’est plus simple, mais la plupart ne font que coller l’image de leur signature sur un document électronique ce qui est très bas en termes de fiabilité juridique. ConsignO Cloud offre une fiabilité beaucoup plus grande. Ça nous assure de ne pas se retrouver avec des problèmes dans le futur. » - Maxime Dupuis
Effectivement, grâce à ConsignO Cloud, la ville peut faire signer les personnes avec des signatures électroniques qui varient selon le degré de fiabilité juridique requis. Par exemple, un citoyen pourra signer avec une signature électronique à 2 facteurs d’authentification (courriel+téléphone), alors qu’un employé pourra signer avec son identité liée au système de gestion de la ville.
« Quand tu reçois un document papier, tu n’es jamais certain de l’identité du signataire. Avec ConsignO Cloud, tu communiques avec la personne et elle partage son courriel et son numéro de cellulaire. Quand elle signe avec ses deux facteurs, tu es certain que c’est bien la personne à qui tu as parlée. » - Maxime Dupuis
D’autre part, si le maire doit signer un règlement, il pourra le faire en entrant le mot de passe de sa signature numérique que lui seul connaît. Et fait à noter, tout document qui sort de la plateforme est protégé contre les modifications, et ce, pour les décennies à venir.
« La fiabilité juridique de ConsignO Cloud nous apporte une paix d’esprit. Une fois qu’un document est signé, on sait très bien qu’on aura l’original entre les mains et qu’on n’aura pas de mauvaises surprises. » - Maxime Dupuis
Efficacité : des signatures électroniques pour la ville intelligente
L’impact des solutions de Notarius n’est pas que juridique, cela a contribué à éliminer de nombreux problèmes pour la ville de Bromont.
« Avant d’adopter la plateforme, on avait des pertes de documents ou bien des documents signés qui se retrouvaient un peu n’importe où. Avec ConsignO Cloud, ça n’arrive plus étant donné que toutes les copies qu’on reçoit sont des originaux. » - Maxime Dupuis
Oui, car en plus de pouvoir compter sur l’automatisation d’envois de copies authentiques, le Service du greffe peut s’appuyer sur les rappels automatiques de signature, tout comme sur un tableau de bord qui donne l’état actuel de chacun des projets. Par conséquent, aucun document important ne peut être oublié sur le coin d’une table.
Mais les bénéfices des solutions pour Bromont ne s’arrêtent pas là.
« Utiliser ConsignO Cloud nous rend plus efficaces surtout au niveau de la gestion de notre temps. Par exemple, quand un notaire nous propose de signer électroniquement des actes notariés, ça nous évite de bloquer des heures de visite à nos bureaux. Ça épargne beaucoup de temps et de déplacements inutiles. » - Ève-Marie Préfontaine
C’est vrai pour les actes notariés, mais c’est aussi vrai pour les règlements municipaux, les procès-verbaux, les baux, les ententes avec les promoteurs, les contrats avec les fournisseurs, etc. Tout document officiel peut être signé à travers la plateforme et s’adapte à tous les scénarios d’ordre de signataires ou d’approbateurs.
« Des projets avec plusieurs signataires qui pouvaient prendre plusieurs jours à organiser nécessitent maintenant qu’une seule journée. En plus, on ne refait pas de rondes de signature et de reconstitution de projets parce que c’est signé de la bonne façon d’un seul coup. » -Maxime Dupuis
Ce gain d’efficacité influence des processus dans tous les départements de la ville. L’embauche de personnel est simplifiée, mais aussi la délivrance de permis de construction. Dans un contexte de croissance rapide, la signature des acteurs clés devient d’une importance capitale.
« Ça a changé la vie du trésorier et du maire. » -Ève-Marie Préfontaine
La Greffière ajoute : « Avant, les factures devaient être approuvées et signées à la pièce pour l’émission des chèques. Maintenant, le trésorier rassemble des lots d’environ 125 factures à la fois dans ConsignO Cloud, puis le maire signe l’ensemble des factures une seule fois. En 2021, on a traité 9600 factures de cette façon. »
Ainsi, comme l’approbation des dépenses est plus simple, l’argent peut être accordé plus rapidement auprès des fournisseurs et départements qui bien souvent attendent après ces liquidités pour avancer leurs dossiers.
Mais ce n’est pas tout, si le Service du greffe a permis à la ville de rationaliser bien des processus avec ConsignO Cloud, elle a fait preuve d’une créativité quasi unique au pays à l’aide de la signature numérique départementale.
La numérisation de substitution simplifiée
Pour le Service du greffe, il n’était pas question de tenir des archives à la fois physiques et numériques. Ils ont donc décidé d’adopter la numérisation de substitution, ou autrement dit « de numériser des documents physiques et de les détruire après. »3
Par contre, Ève-Marie et Maxime se sont butés aux normes de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) qui exigent de conserver des preuves de cette numérisation, des preuves qui doivent être conservées durant toute la durée de vie des documents.
« La solution facile, c'est de faire un registre en notant toutes les informations associées à la numérisation de chaque item (date, responsable, etc.). C’est un processus qui est très lourd et contraignant. » - Maxime Dupuis
Afin d’éviter de complexifier davantage son travail, Maxime a donc suggéré d’utiliser une signature numérique départementale, une signature fournie par Notarius et liée à un groupe d’employés d’une organisation.
En signant numériquement, le certificat de signature intègre toutes les informations qui auraient été normalement notées dans un registre. De la sorte, chaque document numérisé devient autoportant.
« L’information consignée dans le certificat de signature numérique nous donne l’occasion de nous conformer aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI). » - Maxime Dupuis
Cette toute nouvelle méthode d’archivage entraîne l’élimination d’imposants classeurs et facilite la recherche de la documentation. Le service du greffe tout comme le personnel administratif peuvent en quelques secondes rechercher et trouver les documents importants.
Et c’est tout sauf ordinaire. En facilitant l’accès à l’information grâce aux technologies et les outils de Notarius, Ève-Marie et Maxime ont contribué à améliorer la vie citoyenne de leur ville.
Le travail sans papier : changer la vie citoyenne
« Pour qu’une ville soit en santé et qu’elle vive bien, il faut favoriser l'implication des citoyens dans sa vie démocratique et dans les divers comités. Ça motive les citoyens à habiter la ville, à la faire vivre et à la faire rayonner. Le rayonnement d’une municipalité, ça passe par les citoyens. » – Ève-Marie Préfontaine
Que ce soit sur le site web ou sur des plateformes documentaires, le service du greffe en collaboration avec le service des communications entend donner accès en quelques clics aux documents authentiques émis par la ville de même qu’aux outils d’inscription en ligne.
« Les règlements & procès-verbaux signés avec les outils de Notarius pourraient se retrouver sur nos plateformes de données ouvertes et contribuer à la transparence de la ville. » – Ève-Marie Préfontaine
Cette philosophie de données ouvertes motive Ève-Marie et Maxime puisque cela peut grandement contribuer à engager la communauté dans la vie démocratique.
« Ça rend la participation citoyenne plus facile et ça améliore la qualité de vie de la communauté. » - Maxime Dupuis
Et cette participation citoyenne, selon eux, est très importante pour l’avenir de la ville puisqu’avec les plans de développements, les décisions qui seront prises dans les prochaines années influenceront la vie des Bromontois et Bromontoises pour au moins une génération.
Par conséquent, en se débarrassant des processus papier à l’aide des solutions de Notarius, Ève-Marie et Maxime contribuent à faciliter les échanges et la communication entre les élus, l’administration, les partenaires et les citoyens.
« J’aime questionner l'efficacité des processus et les améliorer pour rendre les meilleurs services possibles aux citoyens. (…) Ça peut être contre-intuitif de ne plus utiliser de papier. Pourtant, une fois que tu amorces ce changement, tu vois vite les bénéfices pour l’ensemble des parties. » - Ève-Marie Préfontaine
1 La Presse, « Sherbrooke et Bromont, les deux premières « zones d’innovation » sur le site web lapresse.com, 2022 [en ligne],
https://www.lapresse.ca/affaires/entreprises/2022-02-03/sherbrooke-et-bromont-les-deux-premieres-zones-d-innovation.php (Page consultée le 15 août 2022)
2 International Trade Administration, « Canada - Country Commercial Guide » sur le site web trade.gov, 2022 [en ligne],
https://www.trade.gov/country-commercial-guides/canada-ecommerce (Page consultée le 15 août 2022)
3 Ève-Marie Préfontaine