Éducation

Optimisez le processus de signature de vos documents officiels et faites d’importants gains d’efficacité, sans compromis sur la valeur juridique de vos documents.

Signez rapidement et facilement tous vos documents

Les universités et les établissements d’enseignement doivent chaque année signer un grand volume de documents. Nos solutions accélèrent le passage au « sans papier » en simplifiant la gestion des signatures de vos documents officiels. Nous vous accompagnons dans cette transformation numérique en vous permettant de faire d’importants gains d’efficacité, et ce, sans compromettre la valeur juridique de vos documents.

Simplifiez votre organisation

De nombreux avantages

Productivité accrue

Lorsque vient le moment de faire signer des documents, l’envoi des documents et le suivi auprès de plusieurs signataires peuvent rendre le processus long et pénible. En utilisant notre plateforme de signature, vous économisez temps et argent, tout en libérant vos employés de la tyrannie du papier.

Signature de plusieurs documents par de multiples signataires dans un même projet.
Réduction des délais et des coûts de production, sans compromis sur la valeur juridique de vos documents.
Signature et conversion à la norme PDF/A en lot : signez de nombreux documents et assurez-en la pérennité en quelques clics seulement.

Réduction des risques de falsification

En apposant une signature numérique sur vos documents, vous confirmez que votre entité en est bel et bien signataire, tout en assurant l’intégrité de ces documents. Par exemple, en signant numériquement un diplôme ou un relevé de notes, vous confirmez que vous êtes l'entité émettrice du document, tout en certifiant l’intégrité de son contenu. Vous disposez ainsi d'un document authentique au format électronique. Par la suite, le lecteur a l’assurance que le document est légitime, que l'entité signataire est bien l'émettrice du document et que les renseignements y figurant sont exacts et véridiques.

Une solution adaptée à vos besoins

Peu importe sa taille, votre entité a des besoins qui lui sont propres. C'est pourquoi nous vous offrons plusieurs options qui s'adaptent à votre réalité. Notre équipe vous accompagne dans vos démarches et vous offre des formations pour vous familiariser avec nos produits. Vous aurez aussi la possibilité de personnaliser l'interface de signature à votre image. Plusieurs universités dans le monde profitent déjà des avantages de nos solutions pour accélérer leurs processus de signature, réduire les coûts qui y sont associés et assurer la fiabilité juridique de leurs documents.

Coûts et impacts environnementaux réduits

Réduit les coûts d’impression et de manipulation
Élimine les coûts d’envoi
Minimise les coûts d’archivage
Limite votre empreinte environnementale

Sécurité assurée

Avec nos solutions, plus besoin d'envoyer vos documents par courriel ou par la poste pour les faire signer et en assurer la fiabilité juridique. La signature numérique vous permet de confirmer l’identité des signataires, puis de déceler toute altération du document par la suite. De plus, grâce à la norme PDF/A, vous vous assurez que vos documents pourront encore être lus et validés pendant plusieurs décennies.

L’Université Wilfrid-Laurier et Notarius

Depuis près d’un an, l’Université Wilfrid-Laurier signe tous leurs documents officiels via notre plateforme de signature électronique ConsignO Cloud. Désormais tous les départements accélèrent leurs processus tout en remplissant leurs requis de conformité! Découvrez pourquoi les universités du Canada doivent se transformer pour affronter l’avenir.

Lorsque nous avons dû nous tourner vers une solution de signature numérique pour répondre aux exigences du travail à distance, nous recherchions un fournisseur sérieux, détenant les certifications de sécurité de l’information recommandées par l’industrie, et offrant une solution de signature numérique présentant à la fois des garanties de conformité juridiques et une souplesse d’utilisation répondant à nos besoins d’affaires. Suivant la conduite de nos travaux d’analyses, nous nous sommes tournés vers la solution Notarius ConsignO Cloud. À compter du moment de l’acquisition de la solution, jusqu’à ce jour, nous avons été accompagnés avec professionnalisme et rigueur dans toutes les étapes d’implantation, configuration, formation et maintenance de la solution.
Jacinthe Coulombe, Responsable en sécurité de l’information, Secrétariat général | UQAT

Des solutions adaptées à vos besoins

Outils de signature Signature numérique au nom de l'individu Signature numérique au nom de l'entreprise Outils de validation

Préparez et signez numériquement vos documents

Notre gamme d’outils permet de préparer et de signer des lots de documents plus efficacement. Faciles à utiliser, nos solutions vous feront réaliser des gains d'efficacité tangibles.

Conformité assurée
Productivité accrue
Réduction des coûts
Transformation numérique réussie
Réduction de l’empreinte écologique

Signez numériquement vos documents en respectant votre cadre réglementaire ou les requis de votre d'entreprise.

Vérification de l’identité numérique
Productivité accrue
Conformité au cadre réglementaire
Sécurité et fiabilité assurées
Réduction des coûts
Réduction de l'empreinte écologique

Complétez la phrase suivante :

Je suis un

Je travaille

Dans la province

Continuer

Signez numériquement vos documents PDF au nom de votre département ou de votre entreprise.

Authenticité assurée, détection de la contrefaçon, conformité respectée et productivité augmentée.

Deux options:

Signature apposée par un individu (généralement à l'aide de ConsignO ou des produits Adobe).

Signature apposée de manière automatisée par vos systèmes (généralement pour des volumes importants de documents).

Vérifiez la fiabilité de vos documents

Vérifiez facilement et rapidement l’identité du signataire, de même que l’intégrité, l’authenticité et la pérennité de vos documents électroniques PDF, mais aussi de vos documents imprimés.

Productivité accrue
Validation de l’identité
Processus sécurisés

Découvrez les avantages de la signature électronique

Nous vous offrons un accès gratuit à notre plateforme de signature électronique ConsignO Cloud^MD pendant 30 jours.

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Questions & réponses

Quelle est la valeur juridique de mon document signé une fois imprimé?

Peu importe le support, l’important est la préservation de la même information. Pour valoir en preuve, au Québec, selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (L.Q. 2001, c. 32), il doit être prouvé que l’intégrité de l’information a été maintenue tout au long de son cycle de vie. En d’autres mots, le contenu de la version imprimé doit demeurer identique à sa version électronique originale signée numériquement pour conserver sa valeur légale. Le même principe s’applique à l’inverse, par exemple, si la version originale papier est numérisée et envoyée par courriel. Il faut préserver l’information dans son intégralité et s’assurer qu’elle n’est pas falsifiée ou modifiée par des mesures de protection comme par une signature numérique, un sceau électronique, l’horodatage, etc. De telles mesures nous assurent de pouvoir retracer s’il y a eu des modifications apportées au document.

Les signatures numériques de Notarius sont-elles reconnues partout dans le monde?

Les signatures numériques de Notarius sont utilisées pour signer des documents officiels et répondre aux standards de nombreux pays. Toutefois, chaque juridiction peut avoir des exigences particulières à remplir afin qu’une signature soit reconnue. Par exemple, en France, de nombreux organismes ne reconnaissent que les autorités de certification françaises. Aux États-Unis, les exigences relatives aux documents techniques se limitent principalement à l’aspect technologique et non à un fournisseur ou à une norme. À ce titre, les signatures numériques de Notarius satisfont ou surpassent les exigences minimales pour l’ensemble des États-Unis. Il est important de vérifier les exigences locales liées aux signatures numériques auprès des destinataires avant de soumettre des documents signés qui utilisent des signatures numériques de Notarius. Bien sûr, d’autres considérations doivent être prises en compte avant d’entreprendre un virage numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour planifier une séance de travail afin d’en discuter plus en détail.

Les signatures numériques sont-elles sûres? Peuvent-elles être piratées?

Les signatures numériques sont basées sur la cryptographie, qui a vu le jour dans les années 1970 et qui est encore aujourd’hui considérée comme la norme pour assurer la sécurité de différents types de données.
Les signatures numériques et leurs dérivés cryptographiques sont utilisés dans nos vies quotidiennes afin de protéger sites web, communications, documents et transactions financières. Si des signatures numériques devaient être « piratées », le premier cas d’attaque serait probablement lié au secteur financier, militaire ou gouvernemental. Un simple document PDF signé serait le dernier souci d’un pirate informatique.

Que se passe-t-il lorsque j'imprime un document PDF « original »?

La version imprimée est une copie. Rien de plus. Vous pouvez produire un document électronique original en un ou deux exemplaires et en faire de nombreuses copies. Même chose si vous scannez un document papier au format PDF : ce PDF n’est qu’une copie. L'essentiel est de pouvoir produire un document original et de pouvoir en faire des copies. Une signature numérique vous permet de produire un document original au format électronique.

Prêts à passer au numérique?
Laissez-nous vous aider à trouver les bonnes solutions.