Signature numérique pour employés

Les signatures numériques de Notarius sont utilisées pour signer des documents officiels et répondre aux standards de nombreux pays. Toutefois, chaque juridiction peut avoir des exigences particulières à remplir afin qu’une signature soit reconnue. Par exemple, en France, de nombreux organismes ne reconnaissent que les autorités de certification françaises. Aux États-Unis, les exigences relatives aux documents techniques se limitent principalement à l’aspect technologique et non à un fournisseur ou à une norme. À ce titre, les signatures numériques de Notarius satisfont ou surpassent les exigences minimales pour l’ensemble des États-Unis. Il est important de vérifier les exigences locales liées aux signatures numériques auprès des destinataires avant de soumettre des documents signés qui utilisent des signatures numériques de Notarius. Bien sûr, d’autres considérations doivent être prises en compte avant d’entreprendre un virage numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour planifier une séance de travail afin d’en discuter plus en détail.

Un document signé peut être annoté, mais il ne peut être facilement altéré. Si le document signé numériquement est altéré, la signature numérique sera retirée du fichier, ce qui créera une copie du document original. Par exemple, au format papier, un document original qui comporte une signature manuscrite peut être photocopié, ce qui crée une copie du document original, et cette copie peut facilement être modifiée et altérée. La même chose est vraie pour un fichier électronique PDF original qui a été signé numériquement. Il peut être « réimprimé » en tant que document PDF, mais le nouveau document sera une copie de l’original. Cette copie peut être altérée, mais pour le destinataire, il s’agira d’une copie puisque la signature numérique ne fera plus partie du fichier PDF.

L'ensemble du processus dure environ 45 minutes, mais celui-ci s'échelonne généralement sur 5 jours ouvrables. Une fois votre identité vérifiée, votre demande de signature numérique sera acheminée au représentant désigné (AVA) de l’entreprise qui vous emploie à des fins d’approbation. Le délai d’approbation varie entre 1 et 10 jours.

La plupart des entreprises commencent par un projet pilote afin de tester la solution auprès de quelques personnes sur une période de 2 à 3 mois. À partir de là, la plupart des entreprises présentent un rapport d'analyse de rentabilité, obtiennent un budget et planifient ensuite un déploiement à l'échelle de l'entreprise. L'ensemble du processus s’échelonne sur une période de 6 mois à un an, selon les entreprises. Ne vous découragez donc pas si les choses semblent prendre du temps; c'est normal, et nous nous attendons à ce que le déploiement soit progressif.

Le papier est alors le format retenu. Vous devez sceller le document papier et l’envoyer. CEPENDANT, la plupart des clients exigent le format papier uniquement pour les documents qu’ils souhaitent examiner et acceptent les documents originaux électroniques ainsi que les copies papier de ceux-ci. Nous pouvons également vous aider à répondre aux interrogations de vos clients sur cette technologie afin de les rassurer.

NON. Cela va à l'encontre de vos normes d'authentification et de nos politiques de certification. Votre droit d'utiliser une signature numérique pourrait être révoqué si vous partagez votre signature numérique et votre mot de passe avec quiconque, y compris vos collègues, votre conjoint·e et vos enfants. La préparation de la zone de signature peut être effectuée par une personne tierce, mais personne d’autre que vous ne peut apposer votre signature numérique.